Scan code barre et changement d'état

Le « Scan en masse » permet de réceptionner des marchandises ou de changer l'état de plusieurs positions en scannant leurs codes-barres, avec la caméra d'un smartphone ou en saisissant les numéros.

Ouvrir le scan en masse

Depuis la page « Positions », cliquez sur l'icône « code-barres » de la barre d'outils (infobulle « Scan en masse »). Cette icône n'est pas affichée sur les comptes de type donneur d'ordre.

Deux modes vous sont proposés :

« Scan à quai » : valider la réception de marchandises annoncées par un donneur d'ordre.
« Scan arbitraire » : changer l'état de plusieurs positions d'un coup (en cours de livraison, livré, refusé…).

Scan à quai

Ce mode concerne les positions à l'état « Intégrée informatiquement ». À la validation, elles passent à l'état « À quai (Conforme) ».

Choisissez le donneur d'ordre dans la liste « Veuillez choisir un donneur d'ordre », puis validez.
Scannez chaque unité ou colis. Chaque position scannée s'ajoute à la liste avec le nombre d'unités reconnues.
Cliquez sur la coche en bas de la fenêtre pour valider.

La case « Valider automatiquement » ajoute chaque numéro dès qu'il est lu ou saisi. Sans elle, cliquez sur « Ajouter » après chaque saisie.

Si une unité pose problème

Situation	Ce qui se passe
Code inconnu	Le message « Code non reconnu » s'affiche avec le bouton « Confirmer comme excédent ». Vérifiez d'abord le donneur d'ordre choisi ; confirmez seulement s'il s'agit bien d'une unité envoyée par erreur.
Unité déjà scannée	Le message « L'unité n°… a déjà été scannée » s'affiche, rien n'est ajouté.
Position déjà à quai, livrée ou refusée	L'unité est refusée : « elle ne peut pas être validée À quai ».
Unité abîmée	Cliquez sur « Avarie » sur la ligne de la position. Un second clic annule l'avarie.
Position non scannée	Ses unités sont comptées comme manquantes à la validation.

Les écarts constatés

Si des écarts existent (unités manquantes, en excédent ou abîmées), la fenêtre « Écarts constatés » s'affiche avant tout enregistrement, avec le nombre d'écarts de chaque type. L'envoi d'un email d'information au donneur d'ordre est facultatif :

« Oui » : les positions sont validées et l'email est envoyé au donneur d'ordre.
« Non » : les positions sont validées, sans email.
« Annuler » : vous revenez au scan, rien n'est enregistré.

Si le donneur d'ordre n'a aucune adresse email enregistrée, seuls « Annuler » et « Valider » sont proposés.

Les positions concernées prennent l'état « À quai » avec la raison « Réserves pour colis manquant(s) », « Réserves pour avaries caractérisées » ou « Réserves pour manquant et avarie ».

Scan arbitraire

Choisissez l'état, la raison et, si besoin, le livreur et un commentaire (70 caractères maximum). Pour certaines raisons (« Date impérative de livraison », « Nouveau rendez-vous »…), la nouvelle date est obligatoire.
Scannez les positions, par leur numéro de récépissé, leur code-barres ou l'une de leurs unités.
Validez. L'état est appliqué à toutes les positions scannées.

Quelques points d'attention :

Une position ne peut apparaître qu'une fois dans la liste, quel que soit le code scanné.
Repasser une position déjà « Livrée » ou « Refusée » à un état en cours demande une confirmation.
Pour l'état « Livré » d'une position avec contre-remboursement, l'application demande si le contre-remboursement est encaissé.
Les états « Retour fournisseur », « Annulée » et « Manquant définitif » n'ont pas de raison : ils s'enregistrent directement.

Signature et preuve de livraison

Lorsque l'état choisi le prévoit (« Livré », certains états de refus ou de non-livraison), que toutes les positions scannées appartiennent au même donneur d'ordre et que l'option « Preuve de livraison » est activée sur sa fiche, l'application propose la preuve de livraison, sur smartphone comme sur ordinateur.

Saisissez le nom du signataire puis signez dans le cadre. Le clavier se ferme avec la touche « OK » ou en touchant la zone de signature.
Pour certaines raisons (« Destinataire avisé », « Porte codée », « Fermé pour congés ou inventaire », « Destinataire absent ou fermé »), une photo est demandée à la place de la signature.
« Enregistrer sans preuve de livraison » enregistre l'état seul ; la preuve peut être ajoutée plus tard depuis la fiche de la position.

L'état est toujours enregistré en premier : si l'envoi de la preuve échoue, un message vous l'indique et l'état n'est pas perdu.

Scanner avec la caméra du smartphone

Sur smartphone, le bouton « Scan caméra » ouvre la caméra. Sur Android, le téléphone vibre quand un code est lu. Autorisez l'accès à la caméra si le navigateur le demande ; une connexion internet est nécessaire.

Placez l'étiquette à plat, bien éclairée, sans reflet du film plastique.
Approchez le téléphone jusqu'à ce que le code occupe presque toute la largeur de l'écran et attendez que l'image soit nette.
Si l'étiquette porte deux codes-barres, visez-en un seul ; s'il n'est pas lu, essayez l'autre.
Avec « Valider automatiquement », la caméra reste ouverte pour scanner plusieurs étiquettes à la suite.
Si rien n'est lu au bout de quelques secondes, un message vous invite à vous rapprocher. Vous pouvez aussi saisir le numéro de récépissé dans le champ prévu.

Messages fréquents

Message	Que faire
« Code non reconnu »	Vérifiez le donneur d'ordre choisi, ressaisissez le numéro de récépissé ou confirmez l'excédent.
« La position n°… est déjà en cours (1/3 unités scannées) »	Scannez les unités restantes de la position.
« Code illisible ou trop court »	Scannez à nouveau ou saisissez le numéro de récépissé.
« Veuillez autoriser l'utilisation de la caméra… »	Autorisez la caméra dans le navigateur, puis relancez le scan.
« … position(s) n'ont pas pu être enregistrées »	Vérifiez votre connexion et validez à nouveau : seules ces positions sont renvoyées.

Si la dernière version de MapsTime ne s'affiche pas, actualisez la page deux fois.

Si un code barre n'est pas lu, merci de nous envoyer des photos et le bordereau sur support@mapstime.fr